Intelligens beszerzés » Intelligens beszerzés minden vállalat számára
Az üzemi beszerzés és az anyagbeszerzés összetett, és jelentős idő- és személyi erőforrást igényel. .Ezenkívül a vállalatoknak mindig gondoskodniuk kell a hatékony logisztikáról és raktározásról , hogy az ellátási lánc zökkenőmentes legyen az ügyfelek felé.
Az e-procurement, más néven elektronikus beszerzés, intelligens megoldást kínál a beszerzés kihívásaira. Sőt, ennél is hatékonyabb a Smart Procurement, azaz intelligens beszerzés alkalmazása.
Az elsőre bonyolultnak tűnő dolgok gyakran egyszerűbbek, mint gondolnánk, és jelentős megtakarításokat rejthetnek. Az anyagbeszerzés folyamatának összes tevékenységét az e-beszerzés alapvetően felgyorsítja és optimalizálja.
Az „e-beszerzés” kifejezés kezdetben meglehetősen ijesztőnek tűnhet, főleg a közép- és kisvállalkozások számára. Ez különösen abban az esetben igaz, ha a szükséges beszerzési tevékenységeket évtizedek óta manuálisan, papíralapon vagy Excel-táblázatok segítségével végzik. A kisebb vállalkozások sem kerülheti el azonban a jövőbeli sikerek érdekében, hogy mielőbb bevezessék az árubeszerzés digitalizálását vagy az intelligens beszerzést.
Az anyagbeszerzés vagy az operatív beszerzés a vállalatoknál a legtöbbször meghatározott eljárást követ. A folyamat a szükségletfelméréssel kezdődik, majd a beszerzési igénylésen keresztül egészen a számlafeldolgozásig tart. Ezt már részletesen kifejtettük az Útmutató a beszerzési folyamatokhoz című cikkünkben.
A kisvállalatoknál gyakran mindössze egyetlen személy felelős a teljes rendelési folyamatért. A nagyobb vállalatoknál nem ritkán több munkatárs és különböző osztályok vesznek részt a rendelések feldolgozásában. Emiatt az áruk beszerzése lassú és hibás.
A Smart Procurement segítségével a teljes rendelési folyamat digitalizálható. Azáltal, hogy minden érintett személy be van vonva és kapcsolatban áll egymással, bármelyik megrendelés állapota könnyen nyomon követhető és azonnal megtekinthető.
Az időigényes rutinfeladatok automatizálhatók, amivel minimalizálhatjuk az emberi hibákat. A beszerzési folyamat során generált adatok elemzésével a minták és trendek könnyen azonosíthatók, amik megalapozott döntéshozatali eszközként szolgálhatnak.
A digitális rendelési folyamatra való átállás számos területen kínál előnyöket:
Költségek
A megrendelési folyamatok és a raktározás költségei jelentősen csökkenthetők a célzott optimalizálás révén.
Erőforrás felhasználás
A maximális hatékonyság a folyamatok automatizálásával és az átfutási idők minimalizálásával érhető el.
Átláthatóság
A beszállítókra, a rendelési mennyiségekre, az árakra, a feltételekre és a szállítási időkre vonatkozó adatok bármikor elérhetők.
Költségvetés tervezés
A keresletorientált megrendelések csökkentik a raktározási költségeket és megkönnyítik a vállalati költségvetés tervezését.
Minőségbiztosítás
A legjobb feltételek mellett garantálhatjuk a termékek és szolgáltatások kívánt minőségét.
Kockázat minimalizálás
Az összegyűjtött rendelési adatok az ellátási lánc kockázatainak azonosításához és elkerüléséhez szolgálnak alapul.
Az intelligens beszerzés még intelligensebbé tétele mesterséges intelligencia segítségével
Alapvető funkciójában az Smart Procurement már hihetetlenül hatékony, és nagyszerű megtakarítási lehetőséget kínál, különösen az operatív beszerzések terén.
A változó piacok azonban megnehezítik a folyamatok nyomon követését. Ezenkívül a figyelembe veendő adatok mennyisége exponenciálisan növekszik, ami egyre nehezebbé teszi az értelmes értékelések beszerzését.
Annak érdekében, hogy az intelligens beszerzés valóban okosan vagy intelligensen működjön, érdemes a mesterséges intelligenciával kombinálni. Ez jelentősen megkönnyíti a fent említett célok elérését. Ezenkívül az AI-támogatás egyéb előnyöket is kínál.
A készletszint minimum alá esése esetén a rendelési folyamat automatikus kiváltása egy szabványos és régóta alkalmazott gyakorlat. Technikailag ez minden jelentősebb erőfeszítés nélkül lehetséges. A kifinomult algoritmusokkal rendelkező mesterséges intelligencia (AI) számos lehetőséget kínál. Az alábbiakban ezek közül mutatunk be néhányat:
Automatizálás
A bonyolult és összetett megrendelési feladatok automatizálása a kiterjedt mesterséges intelligencia algoritmusoknak köszönhetően lehetséges, ami jelentős idő- és költségmegtakarítást eredményez.
Adatelemzés
A mesterséges intelligencia lehetővé teszi, hogy hatalmas adatmennyiségeket elemezhessünk valós időben. A minták vagy anomáliák könnyen azonosíthatók, így a megfelelő időben történhet az intézkedés.
Előrejelző modellek
A jelenlegi és korábbi adatok alapján a mesterséges intelligencia levezetheti a jövőbeli trendeket és a beszerzési tendenciákat. Ez segíthet elkerülni az esetleges ellátási vészhelyzeteket.
Kereső funkciók
Az AI-alapú keresési funkciók lehetővé teszik, hogy azonnal megtalálja a termékeket és szolgáltatásokat. Az időigényes beszerzési folyamatok gyorsabbá és hatékonyabbá válnak.
Ároptimalizálás
Az áradatok elemzésével és összehasonlításával átfogó áttekintést kapunk arról, hogy a jelenleg jegyzett árak mennyire elfogadhatóak, illetve mennyiben van szükség azok újratárgyalására.
Átláthatóság
A beszerzés digitalizációja olyan hatalmas mennyiségű adatot termel, ami gyorsan kezelhetetlenné válhat. A mesterséges intelligencia segítségével az információk strukturált és világos formában jeleníthetők meg.
Összefoglalva, az intelligens beszerzésre való átállás számos nagy és kis vállalat számára jelentős előnyökkel jár. De csak a mesterséges intelligenciával együtt lehet teljes mértékben kiaknázni a Smart Procure által kínált hatalmas potenciált.
A már említett előnyök és megtakarítások mellett a beszerzési folyamatok digitalizálása bizonyos kockázatokkal is jár a kiberbiztonság területén. A vállalatok és beszállítók globális hálózata számos lehetőséget kínál a számítógépes bűnözőknek a támadásokra, például nem biztonságos interfészek és nem megfelelő hitelesítés révén. Ezek az információk és szerződések gyakori célpontjai a hackertámadásoknak, mivel érzékeny adatokat, például szerződési feltételeket, szállítási információkat, árakat, mennyiségeket és műszaki specifikációkat tartalmaznak.
A legfontosabb intézkedések a következők:
Megbízható adattitkosítás.
Rendszeres biztonsági auditok és penetrációs tesztek.
Alkalmazottak oktatása a kibertudatosságról.
Biztonsági megoldások, például tűzfalak, víruskeresők és behatolásérzékelő rendszerek használata.
E-beszerzési rendszerek és e-beszerzési alkalmazások biztonságoskonfigurálása.
Rendszeres biztonsági mentések az adatokról. Incidenskezelési terv kidolgozása és megvalósítása (pl. ISO 27001 alapján).
A digitalizálást vagy a digitális átalakítást nem csak a globális vállalatok és a nagyvállalatok hajtják végre. Nem, még a kis- és középvállalkozások sem zárkózhatnak el a digitalizáció és a digitális átalakulás elől. Az okos beszerzés vagy az intelligens elektronikus beszerzés a helyes irányba tett ffontos lépés. A már bemutatott lehetőségek mellett az egyre fejlődő mesterséges intelligencia integrálása mindeddig elképzelhetetlen lehetőségeket kínál.
A prediktív elemzés egyre fontosabbá válik. A meglévő történeti adatok alapján matematikai modellek segítségével megbízhatóan levezethetők a jövő eseményei. A végeredmény az lenne, hogy a keresletorientált beszerzés teljesen önállóan működhetne. Következetes további fejlesztésekre és okos innovációkra a jövőben is szükség lesz a piaci túléléshez és a vállalat belső értékláncának teljesítményének fenntartásához.
Az intelligens beszerzés témában már említett tartalom egyrészt nagyon fontos, másrészt azonban meglehetősen elméletinek is tűnhet. Ezért szeretnénk a Conrad Smart Procure segítségével gyakorlatiasan és ennélfogva még áttekinthetőbben elmagyarázni a témát.
A Conrad Smart Procure (CSP) a Conrad Electronic által kifejezetten kis- és középvállalkozások számára kifejlesztett elektronikus beszerzési megoldás. A hangsúly a beszerzési folyamatok digitalizálásán és automatizálásán van, amelyeket eddig analóg módon kezeltek. Emiatt a vállalatok, hatóságok vagy intézmények nem rendelkeznek sem erőforrás-tervező vagy digitális megrendelő szoftverrel, sem ERP rendszerrel.
A meglévő céges számítógépek, notebookok, táblagépek és okostelefonok azonban könnyen használhatók a Conrad Smart Procure számára. Ennek eredményeként nincs szükség drága hardver-, szoftver- vagy informatikai befektetésekre ahhoz, hogy kiaknázzuk a Conrad Smart Procure előnyeit.
A Conrad Smart Procure használatához először kapcsolatba kell lépnie velünk. Van egy speciális űrlap, amelyen kiválaszthatja személyes adatait és a megfelelő e-beszerzési megoldást. A Conrad Smart Procure mellett a saját beszerzési szoftverrel nem rendelkező cégeknek más érdekes beszerzési megoldásokat is kínálunk. Miután megkaptuk CSP-kérelmét, e-beszerzési szakértőink felveszik Önnel a kapcsolatot. Ezen a megbeszélésen megvitatják a legfontosabb tényeket, például a termékválasztékra vonatkozó korlátozásokat, a szállítási címeket és a számlázási címeket. Ebben a beszélgetésben meghatározzák a különböző felhasználók elnevezését és funkcióit is.
Felhasználók meghatározása
A Conrad Smart Procure technológián belül három különböző felhasználói csoport létezik:
Adminisztrátor:
Az adminisztrátor különböző felhasználókat hozhat létre, költségvetést rendelhet hozzá, kézbesítési címeket határozhat meg, és betekintést nyerhet a beállításokba.
Jóváhagyó:
Ha szükséges, a jóváhagyók jóváhagyják a felhasználói költségkeretet meghaladó felhasználói rendeléseket.
Felhasználó:
A felhasználók a költségvetésükön belül önállóan adhatnak le rendeléseket és intézhetik a szállítást.
Az egyéni felhasználókon kívül bármilyen egyéni jogosultsággal rendelkező felhasználói csoport és egyértelműen meghatározott személycsoport (pl. beszerzés) létrehozható.
A személyes konzultáció alapján állítjuk be vállalati ügyfeleink számára az OCI Shop-ot, amely a Conrad Smart Procure használatához feltétlenül szükséges.
Az OCI az Open Catalog Iinterface rövidítése, és a katalógusadatok elektronikus cseréjének szabványosított felülete.
OCI-Shop beállítása
Az OCI Shop pontosan az adott felhasználó cégek szükségleteihez és követelményeihez van szabva. Ezenkívül az OCI Shop felhasználói felülete szorosan a Conrad online áruházra épül, amely lehetővé teszi az intuitív használatot.
Azonban csak a vásárlás szempontjából releváns és korábban meghatározott cikkcsoportok kerülnek be az OCI Shopba, és a felhasználók csak ezeket látják. A kívánt termékeket ezután a szokásos módon a bevásárlókosárba helyezhetik.
A bevásárlókosár átvételekor a kiválasztott OCI Shopból származó termékek termékadatai átkerülnek a Smart Procure rendszerbe.
A tényleges megrendelést ill A szükséges jóváhagyást ezután az Smart Procure rendszeren belüli működési előírásoknak megfelelően hajtják végre.
Képernyőkép a rendelés áttekintéséről
Mint már említettük, az intelligens beszerzési megoldások számos előnyt kínálnak. A Conrad Smart Procure használatakor a kis- és középvállalkozások, üzemek, szervezetek és cégek számos további előnyben részesülhetnek. Röviden összegyűjtöttük a legfontosabb tényeket:
Hozzáférés és költségek:
- Böngésző alapú rendszerkapcsolat
- Nincsenek további költségek/díjak
- Nincs liszenszdíj
- 24 órás hozzáférés a Conrad termékkínálathoz
- Valós idejű elérhetőség megjelenítése
Elastyczność i kontrola:
- Testreszabható fiókok és engedélyek
- Rugalmas szállítási címek
- Meghatározott termékcsoportok
- költségvetési korlátok
- Átlátható rendelési áttekintés
Hatékonyság és automatizálás:
- Automatizált számlafeldolgozás
- Single-creditor megoldás
- Átfogó statisztikák és értékelések
- Csökkentett beszerzési költségek
- Gyors reagálás szükség esetén
Conrad Smart Procure hozzáférés igénylése
Egyetlen kattintással kérheti Conrad Smart Procure hozzáférését.
Conrad Smart Procure tesztelés
A bizonytalan érdeklődők kérhetnek teszt hozzáférést is. Ez lehetőséget ad a vállalatoknak, hogy tesztkatalógus segítségével belsőleg teszteljenek minden rendelési folyamatot, beleértve az jogosultságokat, és hogy a beszerző szervezet munkatársait megtanítsák a rendszerre. Ebben a szakaszban a résztvevők gyorsan értékelni fogják a böngésző alapú e-beszerzési megoldás előnyeit és időmegtakarítását. Ha a rendelési folyamatok és a kiadási forgatókönyv hatékonyan és zökkenőmentesen futnak, a tesztrendszer átváltható élú rendszerre.